Warum wir Ihre Daten erheben und verwenden

Als unser geschätzter gewerblicher Interessent, Kunde, Verkäufer, interessierter Geschäftskontakt oder sonstiger Vertreter einer Organisation / eines Unternehmens (Geschäftskontakt), mit der wir bzw. mit dem wir in Kontakt treten, können wir bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen erheben und verwenden.

Abhängig von der Geschäftsbeziehung die wir zu Ihnen und / oder zu dem Unternehmen / der Organisation für das Sie tätig sind haben, können wir Ihre Daten für die folgenden Zwecke erheben und verwenden:

• Beurteilung einer potenziellen Geschäftsbeziehung und / oder Pflege unserer Geschäftsbeziehung zu Ihnen oder dem Unternehmen / der Organisation, für das / für die Sie tätig sind (z.B. Customer Relationship Management, Lieferantenmanagement, Investor Relations Management, Geschäftspartnerqualifzierung im Sinne einer sog. Business Partner Due Dilligence)
• Lieferantenbewertung und –Qualifizierung, z.B. ob Sie und Ihre Organisation / Ihr Unternehmen bestimmte Qualitäts- und Zertifizierungsanforderungen erfüllen, so z.B. ob eine Bezugsberechtigung für Arzneimittel vorliegt
• Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen von Ihnen oder dem Unternehmen, für das Sie tätig sind
• Lieferung von Produkten oder Erbringung von Dienstleitungen für das Unternehmen, für das Sie tätig sind
• Beantwortung Ihrer Anfrage oder Bearbeitung Ihrer Reklamation / Beschwerde
• Schadensregulierung
• Austausch von Informationen über bestehende oder mögliche zukünftige Verträge mit Ihnen oder dem Unternehmen / der Organisation, für das / für die Sie tätig sind
• Erfüllung unseres Vertrages mit dem Unternehmen / der Organisation, für das / für die Sie tätig sind, einschliesslich der Durchsetzung aller Rechte, die uns möglicherweise aus diesem Vertrag zustehen sowie vorvertragliche Massnahmen (Vertragsanbahnung)
• Vertragsbeendigung
• Erfüllung von Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit einem Geschäftsvorgang (z.B. Konfliktprüfung, Geschäftspartner-Due Diligence, Sanktionslisten-Screening, Anti-Geldwäsche-Gesetze und anderen Gesetzen zur Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität, Regulierungs- und Pharmakovigilanz- und Arzneimittelgesetzen, sowie sichere Lieferkettenanforderungen, zoll- und exportrechtliche Anforderungen, Anforderungen zur Rückverfolgbarkeit von Produkten, etc.)
• Herstellung von und Qualitätsmanagement in Bezug auf Produkte
• Vertrieb, Bereitstellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen
• Marketing (z.B. Informationen und Werbung zu Produkten und Dienstleistungen oder verwandte Informationen) wie z.B. im Zusammenhang mit den von uns angebotenen Seminaren und Life-online-Seminaren, Produktschulungen und Trainings
• Anmeldung und Durchführung unserer Seminare, Trainings und Produktschulungen (vor Ort oder als Life-Online Seminar)
• Durchführung von Umfragen, um die Kundenerwartungen und -anforderungen besser zu verstehen
• Beziehungspflege und Key Account Management inkl. externer Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
• Um zu beurteilen und zu kategorisieren, welche unserer spezifischen Geschäftsbedürfnisse am besten mit Ihren Fähigkeiten übereinstimmen (z.B. wenn wir einen Key Opinion Leader oder Experten in einem bestimmten Bereich oder für bestimmte Produkte suchen und inwieweit Sie zur Gruppe der wissenschaftlichen Inputgeber gehören, basierend auf Ihren wissenschaftlichen oder beruflichen Erfahrungen). Oder ob Sie in Ihrer beruflichen Funktion z.B. in den Einkaufs- und Beschaffungsprozess (z.B. Ausschreibungen) eingebunden sind, ob es sich bei Ihnen z.B. um einen fachlichen Produktanwender, Verordner oder sonstiges (medizinisches) Fachpersonal handelt.
• Teilnahme durch uns an Ausschreibungen (z.B. Benennung von Ansprechpartnern im Rahmen von Referenzkundennennungen)
• Finanz- und Rechnungswesen, Rechnungsstellung, Zahlungseinzug und Berichterstattung, Mahnwesen
• Beurteilung der Zahlungsfähigkeit und des Kreditrisikos Ihres Unternehmens
• Beurteilung eines möglichen Erwerbs von Fresenius-Aktien, einer möglichen Akquisition, Veräusserung oder Joint-Venture-Transaktion mit uns oder einem verbundenen Unternehmen von Fresenius Kabi
• Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen
• Organisation, Sicherung und Verbesserungen interner Prozesse einschliesslich Kommunikation, Verwaltung, Forschung und IT
• Entwicklung, Bereitstellung, Unterstützung und Wartung von IT-Infrastruktur und -Lösungen
• Sicherheitsanalyse unserer IT-Systeme, um die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität der Daten und Systeme zu schützen
• Erleichterung von Fusionen, Übernahmen und Umstrukturierungen

Welche Daten wir erheben und auf welche Weise

Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten in den folgenden Fällen:

Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten erheben, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, unsere Produkte und Dienstleistungen bestellen oder mit uns einen Vertrag über die Lieferung von Waren und Dienstleistungen abschliessen. Hierzu können gehören:

• Vor- und Nachname
• Geschlecht
• Kontakt- und Adressangaben einschliesslich Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer
• Wohnsitzstaat
• Rolle und Funktion in Ihrem Unternehmen
• Ihre Fachgebiete
• Ihr Beruf und Ihre Qualifikationen
• Angaben zu Ihrer Beziehung zu Fresenius Kabi
• Name und Adresse des Arbeitgebers / der Organisation
• Bevorzugte Wege der Kontaktaufnahme

Informationen, die wir von anderen Organisationen erheben

Darüber hinaus können wir Ihre Daten verarbeiten, die uns von beauftragten Dienstleistern, von zuständigen Behörden oder aus öffentlich zugänglichen Handelsregistern oder die von Handelsverbänden und anderen öffentlich zugänglichen Quellen zur Verfügung gestellt werden, einschliesslich von Rating-Agenturen, Bonitäts- und Risikoinformationen und Informationen von Finanzdienstleistungsinstituten, von staatlichen oder supranationalen Stellen, insbesondere Vergabe- oder Beschaffungsstellen, Datenbrokern, Internetseiten, Blogs und Printmedien.

Hierzu können gehören:

• Vor- und Nachname
• Kontakt- und Adressangaben (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer)
• Bankkonten Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation
• Ihr Beruf und Ihre Qualifikationen
• Berufsbezeichnungen
• Lebenslange Arztnummer
• Organisatorische Angaben, Angaben zur Zugehörigkeit zu Ihrem Unternehmen
• Bescheinigungen und Qualitätserklärungen von Führungskräften, Vertretern oder Wirtschaftsprüfern Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation
• Anteilsbesitz
• Angaben zu öffentlichen Anmeldungen, Handelsregistern und Berufsverbänden
• Angaben zu veröffentlichten Transaktionen Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation einschliesslich Ausschreibungen und Finanzierungsvereinbarungen
• Einzelheiten zu speziell benannten Staatsangehörigen oder Listen gesperrter Personen (sog. Sperrlisten)
• Frühere Kontakte mit Fresenius Kabi und jeglicher unserer Tochtergesellschaften

Profiling und automatisierte Einzelentscheidungen

Eine automatisierte Einzelentscheidung erfolgt im Rahmen unserer Verpflichtung zur Durchführung eines Sanktionskontrollverfahrens. Im Rahmen dieses Verfahrens prüfen wir, ob Sie oder Ihre Organisation / Ihr Unternehmen auf einer amtlich veröffentlichten Sanktionsliste aufgeführt sind, die für den Geschäftsvorgang oder die Beziehung, die Sie mit uns haben, gilt. Dies ist für den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich. Dies kann zur Folge haben, dass die Aufnahme eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen abgelehnt wird.

Wir erstellen in unseren Systemen Profile, die es uns ermöglichen, zu beurteilen und zu kategorisieren, welche unserer spezifischen geschäftlichen Anforderungen am besten mit Ihren Fähigkeiten übereinstimmen (z.B., wenn wir einen Key Opinion Leader oder Experten in einem bestimmten Bereich oder für bestimmte Produkte suchen, inwieweit Sie zu den wissenschaftlichen Inputgebern gehören, basierend auf Ihrer wissenschaftlichen oder beruflichen Erfahrung). Ob Sie in Ihrer beruflichen Funktion z.B. in den Einkaufs- und Beschaffungsprozess (z.B. Ausschreibungen) eingebunden sind, ob es sich bei Ihnen z.B. um einen fachlichen Produktanwender, Verordner oder sonstiges (medizinisches) Fachpersonal handelt.

Rechtsgrundlage für die Erhebung, Verwendung und Weitergabe Ihrer Daten

Je nachdem, in welchem geschäftlichen Kontakt wir mit Ihnen stehen und zu welchen Zwecken wir Ihre Daten erheben und verwenden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Basis von einer oder von mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist notwendig zur Erfüllung des zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrages, bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen (Vertragsanbahnung).
• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns notwendig, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen. Insbesondere trifft uns die Pflicht, Gesetze zur Bekämpfung von Geldwäsche, Zoll und Export, Anforderungen an die sichere Lieferkette, Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Produkten, Arzneimittelpreisverordnung, Arzneimittelhandelsverordnung, gesetzliche Offenlegungs- und Meldepflichten oder ähnliche Compliance-Anforderungen einzuhalten. Diese verpflichten uns möglicherweise bestimmte personenbezogene Daten zu verarbeiten.
• Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Unsere berechtigten Interessen sind
  • Bewertung / Betrachtung ihrer Interessen an einer potenziellen Geschäftsbeziehung und / oder die Aufrechterhaltung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen oder der Organisation / dem Unternehmen, für die Sie / für das Sie arbeiten
  • Erfüllung unseres Vertrages mit dem Unternehmen / der Organisation, für das Sie / für die Sie arbeiten, einschliesslich der Durchsetzung aller Rechte, die uns aus diesem Vertrag zustehen
  • Sammeln von Informationen und Wissensmanagement in Bezug auf die Interessen und die Zufriedenheit hinsichtlich interner Prozesse, Produkte und Dienstleistungen
  • Entwicklung, Optimierung und Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen
  • Optimierung der internen Kommunikation
  • Optimierung der Verwaltung
  • Durchführung von Forschungsarbeiten
  • Organisationsmanagement
  • Risikomanagement: Absicherung z.B. gegen finanzielle Risiken / Reputationsrisiken
  • Wartung der IT-Infrastruktur, IT-Sicherheit, Gewährleistung des IT-Supports und der Erkennung und Behebung von Fehlern
  • Erfüllung und Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen
  • Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Möglicherweise ist es erforderlich, dass Sie uns Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Vertragsanbahnung mit Ihnen oder dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, zur Verfügung stellen. Wir benötigen Ihre Kontaktdaten, z.B. wenn Sie unser Geschäftskontakt bei einem Lieferanten sind. Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht angeben, können wir möglicherweise nicht in das jeweilige Vertragsverhältnis eintreten.

Mit wem wir Ihre Daten teilen

Neben den allgemeinen Empfängern, die auf unserer Seite „Mit wem wir Ihre Daten teilen“ aufgeführt sind, arbeiten wir mit professionellen Datenlieferanten und Analyseanbietern wie IQVIA, Veeva, CDQ und Acxiom zusammen, um unsere Ziele zu erreichen.

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren

Wir speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen der folgenden Zeiträume:

• Bis der Zweck der Datenerhebung und -nutzung erfüllt ist, z.B. für die Dauer des Vertragsverhältnisses mit Ihnen oder der Organisation, für die Sie tätig sind. Der genaue Zeitraum hängt von der Organisation / dem Unternehmen, für die Sie arbeiten / für das Sie arbeiten, und Ihrer Position im Unternehmen / in der Organisation ab
• Solange wie wir im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen zur Speicherung der Daten verpflichtet sind (z.B. weil wir verpflichtet sind, die Daten für steuerliche Zwecke aufzubewahren)

Sofern nach den oben genannten Zeiträumen längere Aufbewahrungsfristen gelten (z.B. weil wir zur Aufbewahrung der Daten für steuerliche Zwecke oder für eingeleitete Zivil- oder Strafverfahren verpflichtet sind), sind wir bestrebt, die Daten bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist zu sperren und anschliessend zu löschen.

Warum wir Ihre Daten erheben und verwenden

Wir erheben und verwenden Ihre personenbezogenen Daten, die uns von Ihnen bereitgestellt, um die Anfrage für ein Produkt an eine Apotheke weiterzuleiten. Dabei werden Sie auf die Online-Applikation aponow (ApoNow GmbH, Deipenbecker Weg 12, 58300 Wetter (Ruhr), Deutschland) weitergeleitet.

Welche Daten wir erheben und auf welche Weise

Wir erheben dabei grundsätzlich keine Informationen, jedoch werden Sie von aponow aufgefordert folgende Informationen anzugeben, damit das gewählte Produkt bei der gewünschten Apotheke bereitgestellt wird:

• Anrede
• Vorname
• Nachname
• Telefonnummer (für Rückfragen)
• E-Mail (für Bestätigung)

Rechtsgrundlage für die Erhebung, Verwendung und Weitergabe Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Basis von einer oder von mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns erforderlich, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der wir unterliegen. Konkret handelt es sich um rechtliche Verpflichtungen in Bezug auf die Anforderungen der Pharmakovigilanz und des Arzneimittelrechts sowie des Medizinprodukte- und des Lebensmittelrechts.
• Sie haben uns Ihre Einwilligung gegeben
• Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen erforderlich, die von uns oder einem Dritten verfolgt werden. Diese berechtigten Interessen sind:
  • Überprüfung, Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage bzw. Ihrer Reservation eines Produkts
  • Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
  •  Bereitstellung von Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen

Mit wem wir Ihre Daten teilen

Neben den allgemeinen Empfängern, die auf unserer Seite „Mit wem wir Ihre Daten teilen“ aufgeführt sind, werden Sie für die Reservation eines Produkts an aponow weitergeleitet.

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren

Soweit wir Ihre Kontaktdaten überhaupt verarbeiten, werden diese bis zu sechs Monate nach Abschluss der Anfrage gespeichert, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung, die Daten länger aufzubewahren. Personenbezogenen Daten können ausserdem dann länger gespeichert werden, sofern nach den oben genannten Zeiträumen längere Aufbewahrungsfristen gelten (z.B., weil wir zur Aufbewahrung der Daten für steuerliche Zwecke oder für eingeleitete Zivil- oder Strafverfahren verpflichtet sind). In diesem Fall sind wir bestrebt, die Daten bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist zu sperren und anschliessend zu löschen.

Warum wir Ihre Daten erheben und verwenden

Wir erheben und verwenden Ihre Daten zur Überprüfung, Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage sowie zur Erfüllung unserer Rechenschaftspflichten, die sich aus dem Bundesgesetz über den Datenschutz oder anderen Rechtsvorschriften zum Datenschutz ergeben.

Welche Daten wir erheben und auf welche Weise

Wir erheben und verwenden die Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen. In welchem Umfang welche Daten erhoben werden, richtet sich nach den Angaben in Ihrer Anfrage und der Art Ihrer Anfrage. Hierzu können gehören:

• Vor- und Nachname
• Akademischer Titel / Grad
• Geschlecht
• Kontakt- und Adressangaben (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer)
• Wohnsitzstaat
• Angaben zu Ihrer Beziehung zu Fresenius Kabi und den Tochtergesellschaften / verbundenen Unternehmen
• Ihr Anliegen / Ihre Anfrage
• Zu Ihrer Identifikation benötigte Daten

Rechtsgrundlage für die Erhebung, Verwendung und Weitergabe Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Basis von einer oder von mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen. Wir sind gesetzlich verpflichtet, Ihre Anfrage zu beantworten und Ihre personenbezogenen Daten entsprechend zu verarbeiten.
• Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich. Diese berechtigten Interessen sind insbesondere die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche sowie bei Handlungen der Gerichte im Rahmen ihrer justiziellen Tätigkeit.

Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Wenn Sie nicht alle erforderlichen personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht beantworten oder nicht ordnungsgemäss bearbeiten.

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten bis zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Danach werden die jeweiligen personenbezogenen Daten gesperrt, bis die jeweilige Verjährungsfrist für entsprechende Rechtsansprüche endet (d.h. wir sperren Ihre Daten für alle anderen Zwecke). Nach Ablauf dieser Verjährungsfrist (nach zehn Jahren) werden Ihre Daten vollständig gelöscht.

Falls Aufbewahrungsfristen gelten, die über die vorstehend genannten Zeiträume hinausgehen (z.B. weil wir zur Aufbewahrung der Daten für steuerliche Zwecke oder aufgrund zivil- oder strafrechtlicher Verfahren verpflichtet sind), werden wir die Daten ebenfalls bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist sperren und anschliessend löschen.